Regulamin

Ostatnia aktualizacja: 29 kwietnia 2026

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z aplikacji Kadry Mini (dalej: "Aplikacja", "Serwis"), świadczonej drogą elektroniczną przez Rincon sp. z o.o. z siedzibą w Klewkach (ul. Spacerowa 9, 10-687 Klewki), NIP 7394035448, KRS 0001242776 (dalej: "Usługodawca").
2. Korzystanie z Aplikacji oznacza akceptację niniejszego regulaminu oraz polityki prywatności.
3. Usługa adresowana jest do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą oraz osób fizycznych zatrudnionych w firmach korzystających z Aplikacji.

§ 2. Definicje

• Pracodawca — przedsiębiorca rejestrujący konto firmy w Aplikacji.
• Pracownik — osoba sparowana z firmą Pracodawcy za pomocą kodu parowania.
• Kierownik (hr_admin) — Pracownik z dodatkowymi uprawnieniami nadanymi przez Pracodawcę.
• Stacja NFC — fizyczne urządzenie (tablet z Aplikacją w trybie kioskowym) służące do rejestrowania czasu pracy poprzez zbliżenie karty NFC.
• Plan — pakiet abonamentowy określający limity i zakres funkcji.

§ 3. Zakres usługi

1. Aplikacja umożliwia:
   • Zarządzanie wnioskami urlopowymi i zwolnieniami
   • Ewidencjonowanie czasu pracy
   • Generowanie eksportów dla potrzeb księgowych
   • Powiadamianie o zmianach statusów wniosków
   • Wsparcie integracji ze stacją NFC (Plan Mini i wyższe)
2. Usługa nie obejmuje:
   • Generowania list płac
   • Obsługi rozliczeń podatkowych
   • Doradztwa prawnego z zakresu prawa pracy

§ 4. Zawarcie umowy

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą zarejestrowania konta firmy przez Pracodawcę i akceptacji regulaminu.
2. Pracodawca oświadcza, że posiada uprawnienie do reprezentowania firmy oraz do przetwarzania danych Pracowników w celu prowadzenia ewidencji kadrowo-czasowej.
3. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony.

§ 5. Plany i opłaty

1. Aktualne Plany i ceny dostępne są na stronie Cennik.
2. Plan Starter jest darmowy w ramach limitu do 5 Pracowników.
3. Plany Mini i Pro są płatne miesięcznie z góry.
4. Pracodawca otrzymuje fakturę VAT za każdy okres rozliczeniowy.
5. Brak terminowej płatności skutkuje zawieszeniem dostępu do funkcji płatnych po 14 dniach od upływu terminu, z możliwością reaktywacji po uregulowaniu zaległości.

§ 6. Wymagania techniczne

Do korzystania z Aplikacji wymagane jest:

• Telefon z systemem Android (wersja 8 lub nowsza) lub iOS (wersja 15 lub nowsza)
• Aktywne połączenie z Internetem
• Aktualny numer telefonu lub adres email do otrzymywania powiadomień
• Dla Stacji NFC: tablet z systemem Android (8+) z modułem NFC, karty NTAG215 lub MIFARE Classic 1K

§ 7. Odpowiedzialność i ograniczenia

1. Usługodawca dokłada starań, by Aplikacja działała nieprzerwanie, nie gwarantuje jednak 100% dostępności.
2. Usługodawca nie odpowiada za:
   • Skutki nieprawidłowej konfiguracji ze strony Pracodawcy (np. błędne dane Pracowników, źle ustawione uprawnienia Kierownika)
   • Utratę danych spowodowaną działaniem Pracodawcy lub Pracownika
   • Przerwy w dostępności wynikające z awarii dostawców zewnętrznych (Supabase, Apple App Store, Google Play)
3. Maksymalna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Pracodawcy ograniczona jest do wysokości opłat poniesionych w 12 miesiącach poprzedzających powstanie szkody.

§ 8. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Aplikacji można zgłaszać mailem (adres na stronie Kontakt).
2. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania.
3. Odpowiedź zostanie wysłana drogą elektroniczną na adres zgłaszającego.

§ 9. Wypowiedzenie umowy

1. Pracodawca może wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie poprzez usunięcie konta firmy z poziomu Aplikacji lub zgłoszenie żądania mailem (adres na stronie Kontakt).
2. W przypadku Planu płatnego umowa kończy się z dniem zakończenia opłaconego okresu rozliczeniowego.
3. Po wypowiedzeniu umowy dane firmy są przechowywane przez okres 10 lat (zgodnie z Kodeksem Pracy), po którym podlegają nieodwracalnemu usunięciu.
4. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym wyprzedzeniem w przypadku istotnego naruszenia regulaminu.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Spory wynikające z korzystania z Aplikacji rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. O zmianach Pracodawca zostanie powiadomiony drogą elektroniczną z 14-dniowym wyprzedzeniem.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 29 kwietnia 2026.

Kontakt

Pytania dotyczące regulaminu: